Software

Büroorganisation & Kundenverwaltung

   

Adresspflege leicht gemacht: WGsystem bietet mit dem CRM-System* eine übersichtliche Plattform für Organisation und Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Zettelwirtschaft mit losen Notizen gehören damit der Vergangenheit an.

  • Übersichtliche und einfache Anwendung des CRM-Programms* 
  • Hohe Daten-Qualität: Sämtliche Kontakte bleiben durch gemeinsame Datennutzung aller Mitarbeiter aktuell
  • Übersichtlich und einfach: Dank modernster Datenbanktechniken bleibt die Datenverwaltung aller Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitern gut überschaubar.
  • Optimierung des Kundenmanagements durch intelligente Filter und Auswertungen
  • Mühelose Übernahme bestehender Daten via CSV-Schnittstelle
  • Unterstützung des gesamten Schriftverkehrs durch Anschreiben, Serienbriefe, Serienmails

*CRM = Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement

Zeitmanagement ganz einfach: Im Team und Mobil

Der WGsystem Kalender ist ein Tool das mit vielen nützlichen Features ausgestattet ist:

  • Individuelle Kalender: Alleine oder im Team für übersichtliche Absprachen
  • Termine können mit Adressen und Ansprechpartnern verknüpft werden
  • Chronologische Zuordnung der Termine in die entsprechende Kontakthistorie - ohne Mehraufwand noch bessere Übersicht und perfekt nachvollziehbar
  • Immer Up to date: der WGsystem Kalender wird automatisch mit Outlook synchronisiert. Egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop (iOS, Android, Windows) - Ihre Kalender-Daten sind immer aktuell, egal wo
  • Synchronisation läuft automatisch im Hintergrund ab, ohne Ihre Tätigkeit zu beeinflussen

Binden Sie Ihre bestehenden eMail-Konten an WGsystem an - so lassen sich Dokumente wie Serienbriefe, Angebote oder Rechnungen direkt aus der Adressverwaltung heraus bequem per eMail versenden.

Alle ein- und ausgehenden eMail werden automatisch in der Kontakthistorie der entsprechenden Adresse hinterlegt.

  • Der gesamte digitale Schriftverkehr bleibt somit nachvollziehbar
  • Sie sparen die Zeit, die früher investiert wurde um eMails in entsprechende Ordner abzulegen
  • Alle Nutzer/Mitarbeiter können gemeinsam auf alle Daten zugreifen
  • Sie gewährleisten somit eine übergangslose Projektfortführung bei Mitarbeiterausfall
  • Transparente Arbeitsabläufe bei Auftragsabwicklung - dadurch werden Fehler vermieden und ineffiziente Zeit verringert

Jeder Auftrag beginnt mit einem Gespräch - oft telefonisch. Binden Sie das am häufigsten genutzte Kommunikations-Werkzeug in Ihre Auftragsabwicklung ein.

WGsystem kann Ihre Telefonanlage ansteuern und Sie somit perfekt bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen:

  • Alle ein- und ausgehenden Telefonate werden automatisch in der Kontakthistorie der entsprechenden Adresse hinterlegt
  • Notizen während dem Gespräch können zu Projekten und Ansprechpartnern hinterlegt werden
  • Wiedervorlagen/Erinnerungen im Kalender können parallel zum Telefongespräch erstellt werden
  • Unnötige handschriftliche Notizzettel werden somit vermieden und können nicht verloren gehen
  • Anrufe/Wahlvorgänge lassen sich direkt aus der Adressdatenbank heraus tätigen. Verwählen war gestern!

Archivierung in einer zentralen Verwaltung: sicher und jederzeit wieder abrufbar.

  • Alle in WGsystem erstellten Dokumente werden automatisch archiviert und können jederzeit aufgerufen werden
  • Jede beliebige Datei (Bilder, PDFs,...) kann in das Dokumentenarchiv importiert und frei verknüpft werden
  • So finden Sie alle Unterlagen wieder: Umfangreiche Möglichkeiten um abgelegte Dokumente anhand bestimmter Informationen wie Adresse, Bauvorhabenbezeichnung, Datum, Rechnungsnummer sowie frei definierbare Suchbegriffe wieder zu finden.
  • Zeitgleicher Zugriff auf alle Dokumente von beliebig vielen Arbeitsplätzen auf zentrales Archiv
  • Dokumente können beliebig im System verknüpft und wiedergefunden werden z.B. bei einem Kunden, Projekt, Lieferanten oder dem passenden Artikel in den Stammdaten
  • Zeitintensives Durchforsten von Ordnern war gestern!

Arbeiten mit System: Strukturen schaffen, Abläufe optimieren!

  • Aufgaben werden allen Verantwortlichen eindeutig zugewiesen
  • Flexibilität und selbstständiges Bearbeiten von Aufgaben wird dadurch gefördert
  • Koordiniertes Verteilen und Verwalten von Aufgaben in durchdachten Strukturen
  • Mit einer durchgehend digitalen Erfassung von Aufgaben verschwindet die Papierdokumentation
  • Durch die Verwendung digitaler Medien kann die Kontrolle und Überwachung von Aufgaben aller Mitarbeiter zentral eingesehen werden und wird dadurch effektiv und strukturiert
  • Dank der Statusvergabe eines Projektes behalten Sie stets den Überblick und erkennen durch Filtermöglichkeiten sofort den Fortschritt von Aufgaben und Projekten