Keine Angst vor der E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht. Statt Word-Dateien oder PDFs sind dann nur noch strukturierte elektronische Formate erlaubt. Klingt nach Mehraufwand und Stress? Muss es aber nicht. Denn in WGsystem sind diese Formate mit dem Add-on ZUGFeRD / xRechnung bereits möglich. Ein Klick und die E-Rechnung wird automatisch erstellt bzw. importiert. Das automatische Ausfüllen wichtiger Positionen beim Import gibt es als Bonus obendrauf.
Ab Neujahr 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und nach einer Übergangsregelung auch zu versenden. Eine PDF oder Word-Datei wird dann nicht mehr akzeptiert. Stattdessen müssen die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Rechnungsnorm EN16931 entspricht und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht, wie z. B. im XStandard (sog. XRechnung) oder im ZUGFeRD-Format. Das Gute dabei: Beide Formate werden bereits jetzt von WGsystem mit dem Add-on ZUGFeRD / xRechnung unterstützt. WGsystem Anwender können sich daher ganz entspannt zurücklehnen und brauchen sich keine Gedanken über zusätzliche Software oder Aufwand machen.
Mehr noch. Mit den im neuen Release integrierten E-Rechnungs-Funktionen ist die Rechnungsausgabe noch einfacher geworden: Zur Erstellung einfach auf Basis der Kalkulation die Rechnung schreiben, in den Einstellungen den Dateityp ZUGFeRD-Rechnung auswählen, auf Ausgabe drücken und fertig ist die E-Rechnung. Das ZUGFeRD-Format als E-Rechnung hat dabei den großen Vorteil, dass es wie ein PDF aussieht und auch wie ein PDF als Anhang versendet werden kann. Somit können Endkunden mit jedem PDF Reader die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen.
Auch der Empfang bzw. Import von Rechnungen im XRechnung oder ZUGFeRD Format von Lieferanten, Dienstleistern und Co. ist in WGsystem bereits integriert: Dazu im Rechnungseingang die Einstellung "Empfangene E-Rechnungen", neu mit Beleg, auswählen und die Datei öffnen.
Die Software füllt die Positionen Lieferant, Bank, Belegnummer, Belegdatum sowie Buchungsdatum ebenso automatisch aus wie die Zahlungsart und die Zahlungsbedingungen. Sogar die einzelnen Artikel und ggf. ihre Lagerposition trägt das System automatisiert ein. So beschleunigt die E-Rechnung mit WGsystem nicht nur die Rechnungsstellung, sondern erleichtert darüber hinaus die Materialwirtschaft. Damit spart die E-Rechnung mit der WGsystem Lösung Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Effizienz im Büro.